掌握这些excel函数,轻松做好数据分析

在【Excel功能篇】,我们围绕Excel的基础功能以及常见的练习题梳理了Excel的常用功能,今天是Excel系列的第二篇,我们将围绕Excel的常用函数来展开。当我们提到数据处理与分析,就不得不说这个数据分析利器——Excel函数,也是Excel最主要的功能之一。Excel中的函数指的是一些系统预定义的公式,通过输入参数值即可进行函数对应功能的计算,且函数名与功能基本对应,也比较好记。

需要区分的是,本章提及的“函数”,指的是Excel软件中实现某种运算的公式。而不是数学意义上的从定义域指向值域的某种特定的运算关系,这一点不要混淆。掌握这些excel函数,轻松做好数据分析

其实,函数无论是对我们统计数据或者是分析数据都有很大的帮助。在日常工作中,使用函数,可以减少我们的工作量,提升我们的工作效率和分析效率,它是Excel表格里的超级计算器。简单地说,同样的统计数据或者分析数据,别人可能要花一个星期的工作,如果你擅长使用Excel函数,你可能一分钟就解决了。

因此,可以这么说,函数是Excel之魂,没有函数,Excel只是一个普通的记录数据的表格。今天这篇文章,我们主要介绍这些常用且强大的函数,来了解最新Excel的特色功能及使用方法,来学习及增加多一门职场技能。

数据分析利器之Excel函数篇

本次内容的环境还是为windows10系统,软件为Excel2016及以上版本。首先,关于软件的环境配置就不再进行展开介绍,包括软件的安装、调试等,这些内容以及软件,可自行搜索相关资源。

其次,Excel本就有很多强大的函数,在日常工作中,太多我们也许记不了那么全,实际工作中只需要掌握那些常用的函数,其他的用到时候查一下就好了。话不多说,我们直接进入今天的内容。在函数篇,我们来梳理以下几个非常实用的函数,它们分别是:

  • IF函数
  • RANK函数
  • COUNTIF/SUMIF函数
  • VLOOKUP/LOOKUP函数
  • INDEX & MATCH函数
  • INDIRECT函数
  • TREND函数
数据分析利器之Excel函数篇

一、IF函数

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IF函数是工作中最常用的函数之一,因为我们要不停的进行各种条件判断,为了完成这些判断,最直接、最方便就是使用IF函数来完成。IF函数实现的功能是,根据条件进行判断,判断结束后返回两个值。条件判断为True(条件判断成立)时返回一个值,判断为False(条件判断不成立)时返回另一个值。返回值后函数结束。所以,IF函数在理论上只能返回2个值,幸运的是,我们可以使用IF函数的嵌套,来实现多条件的判断,并返回更多的值。

IF函数公式:

=IF(条件,条件成立时返回的值,条件不成立时返回的值)

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这里介绍一个和IF函数相关的另一个函数:IFERROR 函数。

有时候我们在做公式运算(包括但不限于if函数)的时候,会出错。例如我们知道除法运算中,0不能作为除数,所以当我们的公式中的分母为0时,公式会返回一个错误值。而我们不需要这个错误值,因为错误值难以统计,并且影响美观。而优雅的让所有返回的错误值批量修改成某个结果,就可以使用IFERROR函数。

IFERROR函数公式:

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常见错误类型如下:

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这里简单介绍3个关于IF函数的延伸场景:

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▶与or(),and()函数混合使用

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▶IF函数嵌套

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▶vlookup的逆向查找,效果等同于index和match函数组合查找

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二、RANK函数

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RANK函数是excel中的一个统计函数,用来进行排序,包括正序排名和倒序排名。

RANK函数公式:

=RANK(数值,数组,排序方式)

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三、SUMIF与SUMIFS函数

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SUMIF 函数用法比较简单,按照指定条件进行求和。

SUMIF函数公式为:

=SUMIF(条件的判断区域,要符合的条件,要求和的区域)

数据分析利器之Excel函数篇
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如果我们求和条件不是1个,而是更多的时候,是不是可以考虑SUMIF函数的嵌套。不,完全不需要,只需要在原来的函数加一个’S’即可。什么意思?Excel里面对多条件进行求和的函数,正是SUMIFS函数,与SUMIF函数相比,就差了一个’S’。但是却方便了很多。掌握这些excel函数,轻松做好数据分析

SUMIFS函数公式:

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如果我不要求和,而只是统计一个数字呢?除了求和的结果意外,如果我想要知道我现在求和的数据总共有多少行(个)?那么,COUNTIF函数可以帮到你。

COUNTIF函数公式:

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如果我们要统计含有某种字符(或某种格式)的单元格,是不是考虑引入FIND()函数来嵌套?完全不用,只需要在COUNTIF函数中加入通配符即可,例如我想统计包含“苹果”的单元格,只需要在搜索条件输入“*苹果*”就可以了。是不是很方便呢?那么,常用的通配符或者格式表示方式有哪些?请看下图:

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前面我们介绍了SUMIF函数和SUMIFS函数,那么对于COUNTIF函数,是否也有一个带了’S’的函数呢?很幸运,确实有一个COUNTIFS函数,我们来大概了解一下:

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四、VLOOKUP函数

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VLOOKUP函数是表格中使用频率最高、效率最牛逼的函数,其他的函数可以不懂,但是这个必须要会!

VLOOKUP 的作用,是在表格的首列查找指定的值,并由此返回表格当前行中其他列的值。它既可以正向查找,逆向查找,多条件查找,还可以模糊匹配。招聘要求中,经常回以VLOOKUP和透视表,来考验求职者是否熟练使用Excel。

VLOOKUP函数的公式为:

=VLOOKUP(需要找的内容,用来查找的数据表,返回数据表中第几列的内容,匹配的方式)

要注意的是:其中需要找的内容一定是在数据表的最左列,查找结果要精确匹配的话,第四个参数要写FASLE或是0。

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五、INDEX与MATCH函数

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INDEX函数是Excel中广泛应用的查找引用函数,除自身具有按位置调取数据的功能外,INDEX函数还可以和其它函数结合使用,其功能非常的强大……可见INDEX函数是职场必备的函数之一。INDEX函数表示用来在给定的单元格区域中,返回特定行列交叉处单元格的值或引用。

INDEX函数语法:

=INDEX(区域或数组常量,返回值所在区域的行号,返回值所在区域的列号)

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MATCH函数是我们在进行数据查询时候,常用到的一个函数。

MATCH函数的公式是:

=MATCH(查找的值, 查找的区域, 精确查找或模糊查找)

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六、INDIRECT函数

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在EXCEL中有这样一个特别的函数–INDIRECT函数,它的功能是间接引用。然而,在做好本职工作的前提下,INDIRECT函数在其它方面的应用发挥了巨大的作用。当数据维度太多了,快速的从基础表中提取数据的方法就显得很重要了。INDIRECT函数的作用是返回由文本字符串指定的引用。掌握这些excel函数,轻松做好数据分析

间接引用常用的场景,在于构建超过3个维度、并且表格(sheet)格式完全一致的工具表搭建中,使用的非常多且非常方便的这样的一种场景。

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七、TREND函数

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Trend函数是趋势函数,简单来说就是根据已有的值,用线性回归的方法来估算未知的值。

TREND函数的公式如下:

=TREND(已知Y值,已知X值,新X值,常量是否为0)

TREND函数通常使用在返回线性求值结果的场景里面。例如,在公司考核KPI指标的时候,对评分进行0,60,100三档分值。比如说,这个月的销售目标是100万,如果完成目标算100分,完成60万算60分,小于60万算0分。这样可以使用IF函数和TREND函数进行嵌套来使用。需要注意的是,公式中的Y值和X值都可以使用大括号{}来引入参数。

数据分析利器之Excel函数篇

掌握这些excel函数,轻松做好数据分析。至此,Excel比较常见实用的函数部分就整理介绍完毕了~总之,excel中的函数公式千变万化,我们梳理的章节内容不多,因此,宜反复学习,消化知识点,以练促学,效果更佳,学习之余勤思考,多探讨,会有更多收获哦!

来自公众号:木木自由

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